Quy định mới về công chứng điện tử từ 01/07/2025 Mũi Né SummerLand

Trang Chủ / Tin tức bất động sản / Quy định mới về công chứng điện tử từ 01/07/2025

Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 104/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến những hướng dẫn chi tiết về công chứng điện tử. Sự ra đời của các quy định mới này đánh dấu bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa thủ tục hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực công chứng, hướng tới sự tiện lợi và minh bạch cho người dân và doanh nghiệp.

Nội Dung Bài Viết

Hiểu Rõ Văn Bản Công Chứng Điện tử Mới Nhất

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử được định nghĩa và quy định một cách rõ ràng hơn. Loại văn bản này có thể được tạo lập trực tiếp trên môi trường số thông qua quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến, tuân thủ các quy định của Luật Công chứng hiện hành, Nghị định này và các luật liên quan đến giao dịch điện tử. Điều đáng chú ý là ngay cả văn bản công chứng bằng giấy cũng có thể chuyển đổi thành văn bản điện tử, miễn là quy trình chuyển đổi này tuân thủ pháp luật và văn bản điện tử đó có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Để đảm bảo tính xác thực và dễ dàng tham chiếu, văn bản công chứng điện tử bắt buộc phải tích hợp các phương thức nhận diện như QR-Code, đường link, mã số hoặc các hình thức ký hiệu riêng biệt khác. Những yếu tố này cho phép các bên liên quan và cơ quan chức năng nhanh chóng kiểm tra và xác minh nguồn gốc cũng như nội dung của văn bản.

Việc ký số của những người tham gia vào giao dịch, người làm chứng hay người phiên dịch trên văn bản công chứng điện tử phải được thực hiện dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng được quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng, áp dụng cho trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu từ trước. Quy định này nhằm đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý trong môi trường số.

Về cấu trúc, việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 51 của Luật Công chứng, duy trì sự nhất quán với quy trình truyền thống.

Nếu phát hiện lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử, việc sửa lỗi sẽ được thực hiện bằng cách lập một trang văn bản riêng chứa nội dung sửa lỗi. Trang văn bản này phải có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời phải được đính kèm một cách logic với văn bản gốc. Khi văn bản công chứng điện tử được tham chiếu, văn bản sửa lỗi kỹ thuật cũng phải xuất hiện kèm theo.

<>Xem Thêm Bài Viết:<>

Tương tự, các thủ tục sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ một giao dịch đã được công chứng điện tử cũng tuân theo khoản 1 Điều 53 của Luật Công chứng. Văn bản ghi nhận sự sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ này cũng phải được đính kèm và xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử gốc khi có yêu cầu tra cứu hoặc tham chiếu.

Phạm Vi Ứng Dụng Của Công Chứng Điện tử

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ phạm vi áp dụng của công chứng điện tử, phân biệt giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến. Đối với hình thức công chứng điện tử trực tiếp, khi các bên tham gia có mặt tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao và thực hiện các thủ tục trên nền tảng số, phạm vi áp dụng là tất cả các giao dịch dân sự mà pháp luật cho phép công chứng.

Tuy nhiên, đối với hình thức công chứng điện tử trực tuyến, việc áp dụng có những giới hạn nhất định. Hình thức này được áp dụng cho phần lớn các giao dịch dân sự, ngoại trừ di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác theo quy định của pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính cẩn trọng và xác minh chặt chẽ đối với những loại giao dịch đặc thù, thường liên quan đến ý chí cá nhân sâu sắc hoặc chỉ phát sinh hiệu lực từ một phía.

Đối với Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài, việc thực hiện công chứng điện tử được thực hiện theo phạm vi giao dịch đã được quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng, mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ pháp lý cho công dân Việt Nam ở nước ngoài trong môi trường số.

Điều Kiện Để Tổ Chức Cung Cấp Dịch Vụ Công Chứng Điện Tử

Để có thể cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo quy định mới từ ngày 01/07/2025, các tổ chức và cá nhân có thẩm quyền cần đáp ứng một số điều kiện quan trọng. Đầu tiên, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao và Cơ quan đại diện ngoại giao bắt buộc phải có tài khoản hoạt động trên nền tảng công chứng điện tử. Nền tảng này phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý được quy định chi tiết tại Điều 51 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan, đảm bảo môi trường giao dịch số an toàn và tin cậy.

Thứ hai, chữ ký số sử dụng trong quy trình công chứng điện tử phải là loại có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian và được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam theo pháp luật Việt Nam. Đây là yếu tố then chốt để xác định tính toàn vẹn và thời điểm ký của văn bản điện tử. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng còn có nghĩa vụ đăng ký chữ ký số này tại Sở Tư pháp nơi tổ chức đăng ký hoạt động, tăng cường công tác quản lý nhà nước.

Bên cạnh các yếu tố pháp lý và kỹ thuật số, điều kiện về hạ tầng vật chất cũng rất quan trọng. Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải đảm bảo có đầy đủ các thiết bị cần thiết như máy tính, đường truyền mạng ổn định, thiết bị điện tử chuyên dụng và các điều kiện kỹ thuật khác để vận hành hệ thống một cách hiệu quả.

Đối với việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, điều kiện thực hiện sẽ linh hoạt hơn, tùy thuộc vào điều kiện thực tế về hạ tầng kỹ thuật và nhân lực của từng cơ quan đó, nhưng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản về công chứng điện tử.

Điều Kiện Tham Gia Công Chứng Điện Tử Đối Với Người Dùng

Để tham gia vào các giao dịch công chứng điện tử, người dân và tổ chức cũng cần đáp ứng những điều kiện nhất định, chủ yếu liên quan đến định danh và xác thực trong môi trường số. Điều kiện cơ bản nhất là người tham gia phải sử dụng chữ ký số. Chữ ký số này có thể là chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp theo quy định pháp luật Việt Nam, hoặc là chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài đã được công nhận tại Việt Nam. Quy định này đảm bảo mỗi người tham gia đều có một danh tính số duy nhất và được xác thực khi thực hiện giao dịch.

Việc xác lập danh tính và sử dụng chữ ký số có thể được thực hiện theo nhiều cách. Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký một tài khoản sử dụng dịch vụ trên nền tảng công chứng điện tử chuyên dụng. Ngoài ra, quy định mới cũng mở ra khả năng xác thực và cấp chứng thư chữ ký số thông qua các ứng dụng định danh điện tử quốc gia như VNeID hoặc các ứng dụng khác được pháp luật công nhận tại thời điểm tham gia giao dịch. Việc này giúp đồng bộ hóa thông tin và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dùng trong quá trình tiếp cận dịch vụ.

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người dân tiếp cận dịch vụ công chứng điện tử. Họ có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân về quy trình đăng ký tài khoản, sử dụng chữ ký số và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan, đảm bảo mọi người đều có thể thực hiện giao dịch số một cách an toàn và hiệu quả.

Lợi Ích Của Công Chứng Điện tử Theo Quy Định Mới

Sự ra đời và áp dụng các quy định về công chứng điện tử từ ngày 01/07/2025 mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho xã hội. Đầu tiên phải kể đến sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian cho người dân và doanh nghiệp. Thay vì phải di chuyển đến trụ sở tổ chức công chứng và thực hiện các thủ tục giấy tờ phức tạp, giờ đây, nhiều giao dịch có thể được hoàn tất trực tuyến hoặc trực tiếp trên môi trường số một cách nhanh chóng. Điều này đặc biệt ý nghĩa trong bối cảnh cuộc sống bận rộn và nhu cầu giao dịch ngày càng tăng.

Tính minh bạch và an toàn của các giao dịch cũng được nâng cao đáng kể. Việc sử dụng chữ ký số có dấu thời gian, cùng với cơ chế xác thực văn bản qua QR-Code hoặc mã số riêng, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và chống giả mạo cho văn bản công chứng điện tử. Mọi sự sửa đổi hay bổ sung đều được ghi nhận và đính kèm theo văn bản gốc, tạo ra một lịch sử giao dịch rõ ràng, dễ dàng kiểm tra và truy xuất khi cần thiết.

Ngoài ra, công chứng điện tử góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia. Bằng cách số hóa một trong những thủ tục pháp lý quan trọng nhất, Việt Nam đang tiến gần hơn đến mục tiêu xây dựng chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động của các cơ quan công quyền mà còn tạo động lực cho các lĩnh vực khác trong nền kinh tế ứng dụng công nghệ vào hoạt động hàng ngày.

Các quy định mới về công chứng điện tử từ ngày 01/07/2025 theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP thể hiện nỗ lực của Việt Nam trong việc hiện đại hóa các thủ tục pháp lý. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng đắn những quy định này sẽ góp phần thúc đẩy giao dịch dân sự an toàn, hiệu quả hơn trong môi trường số. SummerLand hy vọng những thông tin này hữu ích cho quý độc giả.

FAQs

1. Khi nào quy định mới về công chứng điện tử bắt đầu có hiệu lực?
Các quy định mới về công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

2. Công chứng điện tử có mấy hình thức chính?
Theo quy định mới, công chứng điện tử có hai hình thức chính là trực tiếp trên môi trường điện tử và trực tuyến.

3. Giao dịch nào không được áp dụng công chứng điện tử trực tuyến?
Công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng đối với di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

4. Làm thế nào để kiểm tra tính xác thực của văn bản công chứng điện tử?
Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link, mã số, hoặc ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu và kiểm tra tính xác thực.

5. Người tham gia giao dịch cần điều kiện gì để sử dụng dịch vụ công chứng điện tử?
Người tham gia cần sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức tin cậy tại Việt Nam cung cấp hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận, và có thể cần đăng ký tài khoản hoặc xác thực qua VNeID.