Công chứng Điện tử: Toàn Bộ Quy Định Mới Nhất Mũi Né SummerLand

Trang Chủ / Tin tức bất động sản / Công chứng Điện tử: Toàn Bộ Quy Định Mới Nhất

Từ ngày 01/7/2025, một bước tiến quan trọng trong lĩnh vực pháp lý và bất động sản sẽ chính thức có hiệu lực tại Việt Nam: công chứng điện tử. Đây là hình thức công chứng hiện đại, sử dụng phương tiện điện tử để nâng cao hiệu quả, sự tiện lợi và an toàn cho các giao dịch, đặc biệt là trong lĩnh vực nhà đất. SummerLand sẽ cung cấp những thông tin chi tiết nhất về quy định này.

Nội Dung Bài Viết

Công chứng Điện tử Là Gì Theo Quy Định Mới?

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2024, công chứng điện tử được định nghĩa là hoạt động công chứng sử dụng các phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng dưới dạng điện tử. Bản chất của hình thức này vẫn là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc tính chính xác, hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở việc áp dụng công nghệ số vào toàn bộ quy trình, từ tiếp nhận hồ sơ đến ký và trả kết quả dưới dạng điện tử.

Việc chuyển đổi sang công chứng điện tử nhằm mục đích hiện đại hóa hoạt động công chứng, phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Hình thức công chứng mới này được kỳ vọng sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, góp phần minh bạch hóa, an toàn hóa các giao dịch dân sự và kinh tế, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất.

Nguyên Tắc Hoạt Động Của Công Chứng Điện tử

Việc triển khai công chứng điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc được quy định tại Điều 5 Luật Công chứng 2024. Trong đó, yếu tố then chốt là đảm bảo an ninh, an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu cho người yêu cầu công chứng và các bên liên quan. Mọi thông tin trong văn bản công chứng điện tử phải có khả năng truy cập và sử dụng dễ dàng để đối chiếu khi cần thiết, đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Bên cạnh đó, nguyên tắc quan trọng là chỉ những công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, năng lực chuyên môn và các tiêu chuẩn khác theo quy định của pháp luật mới được phép cung cấp dịch vụ công chứng điện tử này. Điều này nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, tránh các rủi ro pháp lý và kỹ thuật trong quá trình thực hiện công chứng trên môi trường số.

Các Hình Thức Và Quy Trình Thực Hiện Công Chứng Điện tử

Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ 01/7/2025, đưa ra hai hình thức chính cho việc thực hiện công chứng điện tử được quy định tại Điều 65. Hình thức đầu tiên là công chứng điện tử trực tiếp. Trong trường hợp này, người yêu cầu công chứng và các bên liên quan vẫn có mặt trực tiếp tại văn phòng công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên. Tuy nhiên, thay vì ký bằng tay lên văn bản giấy, việc chứng nhận giao dịch được thực hiện bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng, tạo ra văn bản công chứng điện tử.

<>Xem Thêm Bài Viết:<>

Hình thức thứ hai là công chứng điện tử trực tuyến. Đây là hình thức hiện đại hơn, cho phép các bên tham gia giao dịch không cần có mặt tại cùng một địa điểm. Họ sẽ giao kết giao dịch thông qua các phương tiện trực tuyến (như video call, nền tảng họp trực tuyến) dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên thông qua màn hình. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng sau đó sẽ sử dụng chữ ký số để chứng nhận, tạo lập văn bản công chứng điện tử. Quy trình, thủ tục và hồ sơ cụ thể cho cả hai hình thức này sẽ được Chính phủ quy định chi tiết để đảm bảo tính thống nhất và khả thi khi triển khai trên thực tế.

Điều Kiện Cần Thiết Để Cung Cấp Dịch Vụ Công Chứng Điện tử

Để triển khai dịch vụ công chứng điện tử, cả công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đều phải đáp ứng những điều kiện nhất định được quy định rõ trong Điều 63 Luật Công chứng 2024. Đối với cá nhân công chứng viên, họ cần có tài khoản chuyên dụng để thực hiện hoạt động công chứng trên môi trường điện tử, đồng thời phải sở hữu và sử dụng chữ ký số cá nhân được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc chuyên dùng. Việc sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử cũng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và thời điểm xác thực của văn bản công chứng điện tử.

Về phía tổ chức hành nghề công chứng (như phòng công chứng, văn phòng công chứng), ngoài việc có tài khoản và chữ ký số cho tổ chức, họ còn phải đảm bảo đủ trang thiết bị kỹ thuật cần thiết để vận hành hệ thống công chứng điện tử. Điều này bao gồm các phần mềm quản lý nghiệp vụ công chứng, hạ tầng mạng an toàn, các thiết bị hỗ trợ ký số, xác thực danh tính trực tuyến và các công cụ khác nhằm đảm bảo quy trình diễn ra thông suốt, an toàn và bảo mật theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc đáp ứng đủ các điều kiện này là nền tảng quan trọng để dịch vụ công chứng trên nền tảng số hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy.

Hiệu Lực Pháp Lý Của Văn Bản Công Chứng Điện tử

Một trong những câu hỏi quan trọng liên quan đến công chứng điện tử là thời điểm văn bản này bắt đầu có hiệu lực pháp lý. Theo Điều 64 Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng điện tử, được xem là một loại chứng thư điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy truyền thống, sẽ chính thức có hiệu lực pháp lý kể từ thời điểm văn bản đó được ký bằng chữ ký số của cả công chứng viên thực hiện công chứng và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên đó hành nghề.

Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 6 của Luật Công chứng 2024, tương tự như văn bản công chứng giấy. Điều này có nghĩa là nó là chứng cứ có giá trị pháp lý; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng điện tử không phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Luật cũng cho phép việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, đảm bảo tính linh hoạt trong sử dụng và lưu trữ, ngoại trừ các trường hợp pháp luật quy định cụ thể loại văn bản chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất.

So Sánh Công Chứng Điện tử Với Hình Thức Truyền Thống

Trước đây, theo Luật Công chứng 2014, việc ký kết hợp đồng, giao dịch công chứng gần như bắt buộc phải được thực hiện trực tiếp trước mặt công chứng viên. Điều 48 Luật Công chứng 2014 quy định rõ người yêu cầu và các bên liên quan phải ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên. Chỉ có một số trường hợp ngoại lệ đặc biệt như tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp đã đăng ký mẫu chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng mới không cần ký trực tiếp tại thời điểm công chứng.

Sự ra đời của công chứng điện tử từ 01/7/2025 đánh dấu một bước chuyển mình lớn. Với hình thức trực tiếp, dù vẫn gặp mặt, việc chứng nhận chuyển sang ký số, hiện đại hóa quy trình. Đặc biệt, hình thức công chứng điện tử trực tuyến mở ra khả năng thực hiện giao dịch điện tử mà không bị giới hạn về địa lý, tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, mang lại sự thuận tiện vượt trội cho người dân và doanh nghiệp trong các giao dịch liên quan đến bất động sản và dân sự khác, phù hợp với xu thế phát triển của xã hội số.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Công Chứng Điện tử

Công chứng điện tử có an toàn không?
Có. Luật Công chứng 2024 và các quy định về giao dịch điện tử yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu, sử dụng chữ ký số và dấu thời gian để xác thực văn bản công chứng điện tử, giảm thiểu nguy cơ làm giả hoặc thay đổi nội dung.

Tôi cần chuẩn bị gì để thực hiện công chứng điện tử?
Tùy thuộc vào hình thức (trực tiếp hay trực tuyến), bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo quy định cho loại giao dịch đó, tương tự như công chứng truyền thống. Nếu thực hiện trực tuyến, bạn cần có thiết bị kết nối internet ổn định, camera, micro và có thể cần cài đặt phần mềm hỗ trợ theo yêu cầu của tổ chức công chứng. Việc xác thực danh tính trực tuyến cũng là một phần quan trọng của quy trình.

Những loại giao dịch nào có thể thực hiện công chứng điện tử?
Luật Công chứng 2024 áp dụng hình thức công chứng điện tử cho các loại hợp đồng, giao dịch, và bản dịch thuộc phạm vi công chứng truyền thống, trừ những trường hợp đặc biệt được luật khác quy định không cho phép hoặc chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất. Hình thức này đặc biệt hữu ích cho các giao dịch liên quan đến nhà đất, mua bán bất động sản, hợp đồng thuê nhà, và các thỏa thuận dân sự, kinh tế khác.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử so với văn bản giấy như thế nào?
Theo Điều 64 Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản công chứng giấy khi đáp ứng đủ các điều kiện về chữ ký số và tuân thủ quy định về giao dịch điện tử. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng văn bản công chứng điện tử cho các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, trừ những trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Làm thế nào để kiểm tra tính xác thực của văn bản công chứng điện tử?
Tính xác thực của văn bản công chứng điện tử được đảm bảo thông qua việc ký bằng chữ ký số và dấu thời gian. Người nhận văn bản công chứng điện tử có thể sử dụng các công cụ kiểm tra chữ ký số công cộng để xác minh tính toàn vẹn của văn bản và danh tính của người ký (công chứng viên và tổ chức công chứng). Ngoài ra, có thể sẽ có hệ thống tra cứu trực tuyến do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức công chứng cung cấp.

Công chứng điện tử sắp tới sẽ là một công cụ đắc lực, mang lại nhiều lợi ích cho người dân và doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và an toàn hơn. Việc nắm vững những quy định mới này sẽ giúp bạn chủ động và hiệu quả hơn trong các thủ tục pháp lý liên quan đến nhà ở hay bất động sản. SummerLand sẽ tiếp tục cập nhật những thông tin mới nhất về lĩnh vực này để bạn đọc luôn có cái nhìn rõ ràng và chính xác.